การจัดการเอกสาร เพื่อสอดคล้องนโยบาย Paperless
ในการทำงานย่อมต้องมีเอกสารที่เกี่ยวข้องมากมายโดยเฉพาะพิธีการศุลกากรต้องมีหลักฐานแสดง สนับสนุนในการเดินพิธีการ เช่น ใบอนุญาต ภาพถ่ายสินค้า และเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ดังนั้นจึงต้องการจัดการ จัดเก็บเอกสารจึงเป็นเรื่องสำคัญอีกเรื่องหนึ่งสำหรับตัวแทนออกของ เนื่องจากในขั้นตอนการทำงานของกรมศุลกากรแต่ละปีจะมีการสุ่มตรวจเอกสารและชิปเม้นท์ที่ผ่านพิธีการนำเข้า และส่งออก ซึ่งหากมีปัญหาก็ต้องนำเอกสารมาตรวจสอบอีกครั้ง ดังนั้นปัญหาที่มักจะพบจากการค้นหาเอกสารของ Customs Broker ที่จัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ ได้แก่
- การไม่มีพื้นที่ในการจัดเก็บ
- การค้นหาทำได้ยากและใช้เวลามาก
- การเก็บเอกสารเป็นเวลานานทำให้ตัวอักษรบนกระดาษเลือน
ปัจจุบันมีโปรแกรมระบบการจัดการเอกสารอิเล็คทรอนิคส์ ออกมามากมายที่สะดวกต่อการสแกนเอกสารและจัดการการจัดเก็บ ที่หาได้ทั่วไปในผู้ให้บริการเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปและศูนย์บริการงานเอกสาร เช่น Thai Fuji Xerox,Ricoh และอื่นๆ ซึ่งจะสามารถแก้ไขปัญหาต่างๆได้ และเกิดประโยชน์ ดังนี้
- สามารถค้นหางานเอกสารได้ภายในระยะเวลาอันรวดเร็ว
- ลดระยะเวลาในการจัดส่งเอกสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร
- ตอบสนองความต้องการลูกค้าได้รวดเร็ว
- สามารถบริหารจัดการงานเอกสารได้อย่างง่ายดายทั้งงานที่เป็นกระดาษและงานอิเล็คทรอนิคส์
- สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพระหว่างการแบ่งปันข้อมูลระหว่างกันและความปลอดภัยในเอกสารสำคัญ
- ลดขั้นตอนและเวลาในการสั่งพิมพ์เอกสาร
Reference:
http://www.mbalogistics.ru.ac.th/MTO%20Document(R.1.1).doc
http://www.v-servegroup.com/new/documment.php?Bookno=143
http://www.positioningmag.com/prnews/prnews.aspx?id=61876 - 35k
ผู้เรียบเรียง วรรณวณัช บุญจั่น