การจัดเตรียมระบบคอมพิวเตอร์ สำหรับ ธุรกิจตัวแทนนำเข้า-ส่งออก สร้างโดย: puccapoon - อนุญาติให้: แก้ไขได้โดยสมาชิกทุกคน (21,228 views) first post: Tue 9 October 2007 last update: Sat 27 October 2007 ประกาศใช้กันเป็นที่เรียบร้อยไปแล้วสำหรับระบบพิธีการศุลกากรทางอิเล็กทรอนิกส์แบบไร้เอกสาร เพื่อยกระดับการค้าของประเทศไทยให้สามารถแข่งขันในระดับโลกได้ ชาวไอทีจึงต้องจัดหาทรัพยากรคอมพิวเตอร์และจัดการระบบภายในสำหรับตัวแทนออกของเพื่อให้ใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ แก้ไขงานเขียน

ตัวแทนออกของ (Customs Broker) เป็นหน่วยงานหนึ่งในธุรกิจตัวแทนนำเข้าและส่งออก (Freight Forwarder) ก่อนจะมารู้จักกับตัวแทนออกของ เรามาทำความรู้จักกับ Freight Forwarder กันก่อน

ธุรกิจ Freight Forwarder หรือ ตัวแทนนำเข้า-ส่งออก คืออะไร

บางท่านคงจะเคยได้ยินคำว่า Freight Forwarder แต่ไม่เข้าใจว่าทำหน้าที่อะไรในธุรกิจนำเข้าและส่งออก Freight Forwarder คือ ตัวแทนของผู้ส่งสินค้า (Shipper/Consignor) ดำเนินการนำสินค้าจากผู้ส่งสินค้า ผ่านตัวแทนขนส่งสินค้า เมื่อสินค้ามาถึงท่าเรือปลายทางจะดำิเนินการเพื่อไปส่งมอบสินค้านั้นให้กับผู้รับสินค้า (Consignee) ในฐานะเป็นตัวแทนของผู้รับสินค้า และปัจจุบันเนื่องมาจากสภาพการแข่งขันของธุรกิจมีสูงขึ้น ขอบเขตการให้บริการของ Freight Forwarder จึงได้มีการพัฒนาเพิ่มขีดความสามารถในการให้บริการให้ครอบคลุมยิ่งขึ้น

บริการที่ Freight Forwarder สามารถให้บริการ ได้แก่

1. Customer Broker เป็นตัวแทนออกของให้กับ ผู้ส่งสินค้า หรือ ผู้รับสินค้า
2. Forwarding Business เป็นตัวแทนในการรับจัดการขนส่งสินค้าระหว่างประเทศแต่ดำเนินงานในฐานะเป็นตัวแทนของผู้ส่งออก หรือ ผู้นำเข้า
3. Transportation Provider เป็นตัวแทนของสายการบิน ให้บริการรับขนส่งสินค้า หรือ เป็น ผู้ขนส่งสินค้าเองในกรณีที่เป็นทางทะเล และหรือ เป็น ผู้ขนส่ง หรือ ผู้รับขนส่งทางถนนด้วย
4. Packing รับจัดการบรรจุหีบห่อ รวมไปถึงบรรจุภัณฑ์
5. Warehouse ให้บริการด้านโกดัง หรือ โรงพักสินค้า หรือ การบริหารจัดการ Warehouse โดยใช้เครื่องมือและแรงงานของตนเองให้กับผู้ใช้บริการที่มี Warehouse เป็นของตัวเอง แต่ไม่ประสงค์จะดำเนินการบริหารจัดการเอง
6. Stevedoring ให้บริการทางด้านแรงงาน คนงาน เพื่อการบรรจุสินค้าเข้าตู้คอนเทนเนอร์
7. Multimodal Transport ให้บริการขนส่งต่อเนื่องหลายรูปแบบ
8. Logistics Service เป็นผู้ให้บริการบริหารโลจิสติกส์ ในระบบห่วงโซ่อุปทานครบวงจร
9. Business Consultant เป็นผู้ให้คำปรึกษาเชิงธุรกิจแก่ผู้นำเข้าและส่งออก

ตัวแทนออกของ หรือ Customs Broker เป็นหนึ่งในบริการของ Freight Forwarder ที่เป็นส่วนสำคัญมากส่วนหนึ่งในการให้บริการของ ทำหน้าที่ดำเนินพิธีการศุลกากร กรณีนำเข้าและส่งออกสินค้า ทางอากาศและทางเรือ ด้วยระบบ Paperless ของกรมศุลกากรซึ่งเป็นระบบใหม่ที่ศุลกากรเพิ่งประกาศใ้ช้ไม่นานมานี้เอง เพื่อยกระดับขีดความสามารถทางเศรษฐกิจของประเทศไทยให้เป็นสากล


ซึ่งการให้บริการด้านพิธีการศุลกากรจะประกอบไปด้วย

1. งานบริการผ่านพิธีการศุลกากรสินค้าขาเข้า
2. งานบริการผ่านพิธีการศุลกากรสินค้าขาออก
3. งานบริการพิธีการศุลกากรคืนอากรประเภทต่าง ๆ

โดยมีผู้ใช้บริการธุรกิจหรือลูกค้า เป็นผู้นำเข้า และผู้ส่งออกในหน่วยงานอุตสาหกรรมทุกประเภท และผู้ที่จำเป็นต้องใช้ระบบ Paperless โดยตรงก็ืคือพนักงานที่ทำหน้าที่คีย์ข้อมูลเข้าระบบ และดำเนินธุรกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับพิธีการนำเข้าส่งออกผ่านระบบ Paperless ซึ่งระบบนี้เป็นระบบใหม่ที่จะมาแทน EDI (Electronics Data Interchange) ซึ่งเป็นระบบเก่า จึงจำเป็นต้องมีการเตรียมระบบสารสนเทศและคอมพิวเตอร์เพื่อสนับสนุุนการใช้งาน Paperless

Reference:
http://www.mbalogistics.ru.ac.th/MTO%20Document(R.1.1).doc
http://www.v-servegroup.com/new/documment.php?Bookno=143
http://www.positioningmag.com/prnews/prnews.aspx?id=61876 - 35k

ความต้องการใช้งานคอมพิวเตอร์มีมากมายหลายระดับ ตามขนาดขององค์กรที่ใช้กันอยู่ทั่วไป ในที่นี้จะขอกล่าวถึงอุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้เพื่อรองรับการทำงานอย่างน้อยในระบบ Paperless ที่ใช้ Personal Computer เป็นตัวกลางในการรับ-ส่งข้อมูล ซึ่งควรมีศักยภาพมากในระดับหนี่ง เพราะการส่งข้อมูลสู่ระบบ Paperless จำเป็นต้องมีคุณสมบัติ ดังนี้

- มีการเชื่อมต่อตลอดเวลา(online/realtime)
- ต้องการความแม่นยำ(Accuracy)
- ที่สำคัญเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่ควรจะรวนเพราะจะทำให้สะดุดขณะส่งข้อมูลออนไลน์ และเกิดข้อผิดพลาดระหว่างการส่งข้อมูลได้

ดังนั้น คอมพิวเตอร์ ที่ใช้ ควรมีคุณสมบัติเฉพาะ ที่สำคัญ ดังต่อไปนี้
- CPU : ควรเป็น Pentium 4 / Pentium D ความเร็ว 2.5 GHz ขึ้นไป
- RAM (Memory) : ควรเป็น DDR RAM อย่างน้อย 512 MB
- HARDDISK : ควรเป็น 40 GB ขึ้นไป และมีเนื้อที่เหลืออย่างน้อย 20 GB



- Display : จอภาพควรเป็น 17 นิ้วขึ้นไป เพื่อให้ดูได้สบายตา / ความละเอียด VGA ขึ้นไป
- Software (ควรมี Licensed) : OS ควรเป็น Windows XP

นอกจากนี้ควรมีเครื่องสำรองไฟฟ้า หรือ UPS เพื่อให้การทำงานต่อเนื่องแม้ไฟดับ ควรมีคุณลักษณะเฉพาะดังนี้

1. มีระบบการทำงานแบบ Line Interactive with stabilizer สามารถจ่ายกำลังไฟฟ้าได้ไม่น้อยกว่า 3000VA (3 KVA)
2. สามารถสำรองไฟฟ้าได้ไม่น้อยกว่า 5 นาที เมื่อรับโหลดเต็มที่
3. สามารถเชื่อมต่อเข้ากับระบบเครื่องข่ายแบบ Fast Ethernet ได้
4. มีซอฟต์แวร์ควบคุมการทำงานและตรวจสอบการทำงานของ เครื่องสำรองไฟฟ้า สามารถทำงานบน Windows 95, 98, NT, 2000, 2003, NETWARE และ Linux ได้อย่างมีประสิทธิภาพ (UPS Monitoring and Controlling Software)
5. มีการรับประกันอย่างน้อย 1 ปี แบบ On-Site Service

การจัดซื้อ หากเป็นธุรกิจขนาดเล็กไม่มีแผนกคอมพิวเตอร์เป็นของตนเองก็ควรจัดซื้อจากศูนย์บริการที่สามารถบริการให้คำปรึกษา และซ่อมบำรุง เพื่อจะได้แก้ไขได้ทันท่วงทีหากเกิดปัญหากับเครื่องคอมพิวเตอร์

Reference:
http://www.mbalogistics.ru.ac.th/MTO%20Document(R.1.1).doc
http://www.v-servegroup.com/new/documment.php?Bookno=143
http://www.positioningmag.com/prnews/prnews.aspx?id=61876 - 35k

สำหรับการเชื่อมต่อเน็ตเวอร์กภายในโดยทั่วไป ขั้นพื้นฐานสำหรับตัวแทนออกของ ก็จะประกอบไปด้วย
- คอมพิวเตอร์หลัก (Server)
- เครื่องพิมพ์ (Printer)
- เครื่องสแกน (Scanner)
- เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (Personal Computer)
- อื่นๆ เช่น เครื่องแฟกซ์



โดยมีการเชื่อมต่อเน็ตเวอร์กภายในด้วยการเชื่อมต่อแบบ Local Area Network:LAN และมี
การเชื่อมต่อระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ มีจุดมุ่งหมายเพื่อ
1.การใช้ทรัพยากรร่วมกัน การใช้ทรัพยากรในที่นี้ได้แก่ การใช้อุปกรณ์ โปรแกรมและ ข้อมูลร่วมกัน
2.การประหยัดค่าใช้จ่ายและประหยัดเวลา การใช้คอมพิวเตอร์ส่งผ่านระบบสื่อสารย่อมจะรวดเร็วกว่าการใช้คนขนส่งข้อมูล รวมทั้งประหยัดค่าใช้จ่ายกว่าในระยะยาว
3.การติดต่อสื่อสาร เป็นการส่งข้อมูลข่าวสารระหว่างสาขา
4.การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น เช่น การใช้อินเตอร์เนต ส่งผ่านข้อมูลระหว่างหน่วยงาน
5.การเพิ่มประสิทธิภาพในการบริการหรือการทำงาน ซึ่งเป็นการเพิ่มความสามารถในการแข่งขันและเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของธุรกิจ

Reference:
http://www.mbalogistics.ru.ac.th/MTO%20Document(R.1.1).doc
http://www.v-servegroup.com/new/documment.php?Bookno=143
http://www.positioningmag.com/prnews/prnews.aspx?id=61876 - 35k


สำหรับการเชื่อมโยงเครือข่ายระหว่างสาขา ในส่วนของตัวแทนออกของโดยมากแล้วจะปฏิบัตงานเฉพาะในส่วนของพิธีการศุลกากร ซึ่งจะติดต่อกับเจ้าหน้าที่ศุลกากรและพนักงานบริการลูกค้าเท่านั้น ดังนั้นการติดต่อระหว่างสาขาจะเป็นการติดต่อเพื่อรับข้อมูลข่าวสารและรายละเอียดคำสั่งงานจากแผนกบริการลูกค้า จึงไม่ต้องวางระบบที่เชื่อมต่อเฉพาะองค์กร แต่สามารถใช้การติดต่อผ่าน E-mail ได้

การจัดการฐานข้อมูลลูกค้า เป็นการเชื่อมโยงและใช้ข้อมูลจากส่วนกลาง (Web Server) จะมีการจัดทำ Profile ลูกค้าบนระบบ CRM (Web base service) ซึ่งระบบนี้สามารถเรียกดูและแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลลูกค้าได้ตลอดเวลา โดยผู้ใช้จะต้องผ่านการตรวจสอบรหัสผ่านทุกครั้ง บน CRM จะมีข้อมูลทุกอย่างทั้งเงื่อนไข รายละเอียดสินค้า ราคาค่าบริการสำหรับลูกค้าแต่ละราย ข้อกำหนดพิเศษ รวมไปถึงขอบเขตและเงื่อนไขในการให้บริการแต่ละลูกค้า การใช้งานก็ใช้งานผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ตได้เช่นกัน

Modem ที่ใช้ควรเป็น ADSL แบบ External เพราะสิ่งสำคัญก็คือ ความเร็วในการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตเพื่อการอัพโหลดข้อมูล บันทึกข้อมูลผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ตได้อย่างรวดเร็ว ระบบสื่อสาร (INTERNET) สอบถามได้จากผู้ให้บริการ ADSL เช่น True, TOT,TT&T. เป็นต้น แนะนำให้ใช้ Hi-Speed Internet (ADSL) ความเร็ว 1Mbps เพื่อทำให้การรับส่งข้อมูลรวดเร็ว ไม่ติดขัดแม้เวลาเร่งด่วน สามารถติดตามการส่งข้อมูลได้ตลอดเวลาเพราะต้องมีการเชื่อมต่อกับกรมศุลกากร VAN Provider และ CA Provider อยู่ตลอดเวลา

Telephone Line ควรเป็นสายตรง ป้องกันปัญหาสัญญาณ Drop กรณีใช้สายผ่านตู้สาขา (PABX)



การเชื่อมต่อกับเครือข่ายภายใน หากมีเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่เกิน 20 เครื่องใช้ Hub เชื่อมโยงเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เครือข่ายอื่นๆ เข้าด้วยกัน และรับสัญญาณเครือข่ายอินเตอร์เน็ตจาก Routerไปสู่ PC ที่เชื่อมต่อเครือข่ายภายในด้วยเครือข่าย LAN


Reference:
http://www.mbalogistics.ru.ac.th/MTO%20Document(R.1.1).doc
http://www.v-servegroup.com/new/documment.php?Bookno=143
http://www.positioningmag.com/prnews/prnews.aspx?id=61876 - 35k

การจัดการเอกสาร เพื่อสอดคล้องนโยบาย Paperless

ในการทำงานย่อมต้องมีเอกสารที่เกี่ยวข้องมากมายโดยเฉพาะพิธีการศุลกากรต้องมีหลักฐานแสดง สนับสนุนในการเดินพิธีการ เช่น ใบอนุญาต ภาพถ่ายสินค้า และเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ดังนั้นจึงต้องการจัดการ จัดเก็บเอกสารจึงเป็นเรื่องสำคัญอีกเรื่องหนึ่งสำหรับตัวแทนออกของ เนื่องจากในขั้นตอนการทำงานของกรมศุลกากรแต่ละปีจะมีการสุ่มตรวจเอกสารและชิปเม้นท์ที่ผ่านพิธีการนำเข้า และส่งออก ซึ่งหากมีปัญหาก็ต้องนำเอกสารมาตรวจสอบอีกครั้ง ดังนั้นปัญหาที่มักจะพบจากการค้นหาเอกสารของ Customs Broker ที่จัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ ได้แก่

- การไม่มีพื้นที่ในการจัดเก็บ
- การค้นหาทำได้ยากและใช้เวลามาก
- การเก็บเอกสารเป็นเวลานานทำให้ตัวอักษรบนกระดาษเลือน



ปัจจุบันมีโปรแกรมระบบการจัดการเอกสารอิเล็คทรอนิคส์ ออกมามากมายที่สะดวกต่อการสแกนเอกสารและจัดการการจัดเก็บ ที่หาได้ทั่วไปในผู้ให้บริการเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปและศูนย์บริการงานเอกสาร เช่น Thai Fuji Xerox,Ricoh และอื่นๆ ซึ่งจะสามารถแก้ไขปัญหาต่างๆได้ และเกิดประโยชน์ ดังนี้

- สามารถค้นหางานเอกสารได้ภายในระยะเวลาอันรวดเร็ว
- ลดระยะเวลาในการจัดส่งเอกสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร
- ตอบสนองความต้องการลูกค้าได้รวดเร็ว
- สามารถบริหารจัดการงานเอกสารได้อย่างง่ายดายทั้งงานที่เป็นกระดาษและงานอิเล็คทรอนิคส์
- สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพระหว่างการแบ่งปันข้อมูลระหว่างกันและความปลอดภัยในเอกสารสำคัญ
- ลดขั้นตอนและเวลาในการสั่งพิมพ์เอกสาร


Reference:
http://www.mbalogistics.ru.ac.th/MTO%20Document(R.1.1).doc
http://www.v-servegroup.com/new/documment.php?Bookno=143
http://www.positioningmag.com/prnews/prnews.aspx?id=61876 - 35k

ผู้เรียบเรียง วรรณวณัช บุญจั่น

---

 

ขอบคุณผู้สนับสนุน