5ส. ไม่ใช่แค่การจัดโต๊ะทำงาน

5ส. ไม่ใช่แค่การจัดโต๊ะทำงาน

ขอบคุณข้อมูลจากจุลสารก๊าซไลน์ ภายใต้ความร่วมมือของ ปตท.กับวิชาการดอทคอม
ที่มา : จุลสารก๊าซไลน์


       5ส. ถูกเข้าใจผิด หรือถูกนำไปใช้ผิดวัตถุประสงต์ ส่งผลให้องค์กรไม่ได้รับประโยชน์อะไรเพิ่มขึ้น และอาจต้องสูญเสียสิ่งต่างๆ ไปโดยไม่จำเป็น ดังนั้น จึงต้องทำความเข้าใจเป้าหมายและความเป็นจริงของกิจกรรม 5ส. ให้ถ่องแท้

       ความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนเกี่ยวกับ 5ส. ประการแรก พบว่าพนักงานในองค์กรส่วนใหญ่ เมื่อทราบว่าต้องทำ 5ส. ก็มักจะบ่นว่าเป็นเรื่องจุกจิกบ้าง เสียเวลาทำงานบ้าง มาให้ย้ายให้เปลี่ยน เวลาจะหยิบใช้เลยหาไม่เจอ ซึ่งบรรดาพนักงานที่บ่นอย่างนั้นแสดงว่า ยังไม่เข้าใจ 5ส. อย่างเผินๆ เข้าใจว่า 5ส. คือการจัด “โต๊ะทำงาน” เท่านั้น

        ที่ถูกต้อง 5ส. คือการส้ราง “นิสัย” คือ นิสัยของความมีระเบียบ รับผิดชอบต่อตนเอง และเอื้อให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพสูงสุด และที่สำคัญการนำ 5ส. มาใช้พัฒนาการทำงาน มุ่งปลูกฝังความเข้มแข็งให้แก่จุดเล็กๆ เพื่อไปเกื้อหนุนจุดใหญ่ หรือเสริมสร้างคนให้มีคุณภาพ เพื่อไปเกื้อหนุนองค์กร

        ถ้าจะถามว่าทำ 5ส. เสียเวลาไหม ตอบตรงๆ คงตอบได้ว่าเสียไปน้อยกว่าที่จะๆด้กลับมา เช่นเริ่มสะสางของที่กองรวมกันอยู่ ไม่ว่าจะเป็นที่ทำงานหรือที่บ้าน อาจใช้เวลาสัก 1 อาทิตย์ ค่อยๆ จัดไป แต่เมื่อเรียบร้อยแล้ว หากต้องการจะหยิบใช้อะไร ไม่ว่าจะเป็นของที่ใช้เป็นประจำหรือไม่ค่อยได้ใช้ จะสามารถหยิบได้ภายในเวลาไม่ถึงนาที ซึ่งต่างจากปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีการจัดระเบียบ จะหยิบของสักอย่างมาใช้ได้เร็วเพราะคุ้นว่าวางไว้ที่ไหน แต่บางอย่างเพราะไม่ค่อยได้ใช้ จะหาเท่าไรก็หาไม่เจอ

        พูดง่ายๆ ว่า การทำ 5ส. คือเปลี่ยนจาก “คุ้น ว่าเก็บไว้ตรงนี้” เป็น “แน่ใจว่าเก็บไว้ตรงนี้” เปลี่ยนจากคนที่ทำอะไรโดยอาศัยความเคยชินแต่เพียงอย่างเดียว เป็นคนที่ทำสิ่งต่างๆ ด้วยความมั่นใจ เพราะมีพื้นฐานความชัดเจนรองรับอยู่

       ความเข้าใจคลาดเคลื่อนต่อมา คือ แม้พนักงานเต็มใจหรือพร้อมที่จะทำ 5ส. แต่กลับลงมือทำกันอย่างผิดทาง กล่าว คือ การทำ 5ส. ที่ถูกต้องนั้นจะไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องค่าใช้จ่ายใดๆ การที่หน่วยงานอ้างว่าทำ 5ส. ไม่ได้ เพราะไม่มีงบประมาณนั้น แสดงให้เห็นว่ายังไม่เข้าใจ สาเหตุนี้ก็เนื่องมาจากบางหน่วยงานคิดว่าการทำ 5ส. จะต้องดูแล้วสวยงาม จึงเปลี่ยนของที่ใช้อยู่เป็นของใหม่ หรือลงทุนทาสีห้องทำงาน ทำให้เสียงบประมาณเป็นการเข้าใจที่ไม่ถูกต้องอย่างยิ่ง เพราะหลักของ 5ส. คือต้องใช้ของเก่าให้เกิดประโยชน์มากที่สุด

        ดังนั้นเพื่อแก้ปัญหาในจุดนี้ หน่วยงานใดที่เริ่มทำ 5ส. ต้องชี้แจงให้คนเข้าใจตรงกันว่า “การทำ 5ส. ไม่ได้มีจุดมุ่งหมายอยู่ที่ความใหม่ แต่อยู่ที่ความเรียบร้อย ประโยชน์ใช้สอยและความประหยัด”

       นอกจากนี้ เพื่อให้การทำ 5ส. เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรต้องกำหนดมาตรฐานในการทำ 5ส. ให้ชัดเจนเพื่อไม่ให้เกิดความสับสน แนวทางที่มาจากส่วนกลางนั้น แต่ละหน่วยงานต้องนำไปประยุกต์ใช้กับลักษณะของหน่วยงานจองตัวเอง อาทิ จะแบ่งพื้นที่กันอย่างไร จะวางอะไรไว้ที่ไหนบ้าง จำนวนเท่าไร จัดเรียงแบบไหน ฯลฯ โดยเฉพาะต้องกำหนดแนวทางการทำ 3ส. แรกให้เห็นรูปธรรมมากที่สุด ตั้งแต่กำหนดว่าบนโต๊ะควรจะมีอะไรอยู่บ้าง มากน้อยแค่ไหน ซึ่งต้องไม่เกิน 25% ของพื้นที่โต๊ะในลิ้นชักต้องมีดินสอหรือปากกาจำนวนกี่แท่ง ซึ่งแล้วแต่ความจำเป็นของลักษณะงาน

         อักประการที่ต้องระวังและต้องสร้างความเข้าใจ   คือพวกพนักงานที่ “ขี้เกียจ” ไม่อยากมานั่งสะสาง พวกนี้จะใช้วิธีทิ้งหมดทุกอย่าง เพื่อให้เสร็จเร็ว ของที่ใช้หรือของที่จำเป็นจะถูกโยนลงถังโดยไม่รู้ตัว ตรงนี้จึงต้องกำชับว่า การทำ 5ส. คือการคัดการแยกหาของที่จำเป็นกับไม่จำเป็น ถ้าคุณทิ้งโดยไม่คิดผลเสียจะตามมาภายหลัง

       หากทุกคนเข้าใจการทำ 5ส. ไปในทิศทางเดียวกันแล้ว การที่จะให้ 5ส. เป็นแนวทางพื้นฐานในการพัฒนาองค์กรก็ไม่ใช่เรื่องยาก และจะเกิดผลดีตามมาอย่างมากมาย 5ส. จึงไม่ใช่การพัฒนาโต๊ะหรือห้องทำงานของพนักงาน   แต่เป็นการพัฒนาตัวพนักงาน ดังนั้นจึงไม่แปลกที่จะกล่าวว่า การทำ 5ส. คือแนวทางในการพัฒนาทรัพยากรบุคคลแนวทางหนึ่ง และนำไปสู่แนวทางในการพัฒนาทรัพยากรอื่นๆ ขององค์กรด้วยเช่นกัน

tags :

บทความอื่นๆ