การจัดการความรู้

Written by on . Posted in ทั่วไป, เทคโนโลยีสารสนเทศ




หน้าที่ 1 - การจัดการความรู้

พ.อ.รศ.ดร.เศรษฐพงค์  มะลิสุวรรณ
settapong_m@hotmail.com
ประจำกรมข่าวทหาร กองบัญชาการกองทัพไทย
กรรมการกำหนดและจัดสรรคลื่นความถี่ใหม่ ภายใต้คณะกรรมการกิจการโทรคมนาคมแห่งชาติ (กทช.)


          ในยุคของการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วและการแข่งขันที่รุนแรง การเรียนรู้อย่างต่อเนื่องให้ทันต่อกระแสการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อความอยู่รอด หรือ เพื่อการรักษาความเป็นเลิศให้ยั่งยืน ความรู้ที่เกิดขึ้นจากการเรียนรู้ในองค์กร จำเป็นต้องมีการจัดการอย่างเป็นระบบเพื่อให้สามารถต่อยอดความรู้ โดยการสร้างนวัตกรรมใหม่และเรียนรู้สิ่งใหม่ๆอย่างต่อเนื่อง

          ปัจจุบัน “Knowledge Management (KM)” หรือ “การจัดการความรู้” กำลังมีความสำคัญสำหรับองค์กรภาครัฐบาลและภาคเอกชน เช่น รัฐบาลสิงคโปร์ที่กำลังพยายามทำให้เกาะเล็กๆ กลายเป็นเกาะอัจฉริยะ (Intelligence Island) หรือองค์กรชั้นนำอย่างเช่น Fuji-Xerox ที่กำลังเปลี่ยนแปลงจาก “Document Company” มาเป็น “Knowledge Enterprise Company” ให้ได้ภายในทศวรรษนี้ 

          Knowledge Management (KM) คือ กระบวนการจัดการข้อมูลทำให้เกิดองค์ความรู้ในองค์กร โดยใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ และการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรมาช่วยในการจัดการความรู้อย่างสมดุล เพื่อกระตุ้นให้พนักงานทุกระดับ ได้เข้ามามีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น ประสบการณ์ ได้อย่างเปิดเผย ต่อเนื่อง ตรงไปตรงมา เพื่อการพัฒนาโดยรวมขององค์กร

KM มีความสำคัญต่อการอยู่รอดในยุคเศรษฐกิจเชิงความรู้ (Knowledge–Based Economy) โดยสามารถสรุปได้ดังนี้

(1) เป็นการเปลี่ยนแปลงเพื่อความสำเร็จ
          ปัจจุบันสิ่งที่จำเป็นเพื่อก่อให้เกิดความสำเร็จในด้านการผลิตและการบริการ มีความแตกต่างจากในอดีตเป็นอย่างมาก เช่น  PlamPilot ของ 3Com, iMac ของ Apple เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนซึ่งประสบความสำเร็จจากการใช้ KM โดย KM ทำให้บริษัทเกาะติดสถานการณ์ปัจจุบันได้ดีขึ้น และพัฒนาการตัดสินใจให้ดีขึ้นภายใต้สิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา อีกทั้งทำให้กลยุทธ์ขององค์กรและการลงทุนทางด้าน IT มีความสอดคล้องกัน

(2) เพื่อหาสิ่งที่ดีกว่า เร็วกว่า และถูกกว่า
          การแข่งขันทางด้านต้นทุนและความเร็วของการประมวลผลเป็นสิ่งที่สำคัญในการแข่งขันในปัจจุบัน เช่น คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนของสินค้าที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว แต่มีราคาที่ถูกลงทุกๆปี โดยเริ่มจาก บริษัท eMachines ได้เปิดตัวโดยการขาย PC ในราคาถูก ซึ่งทำให้บริษัทได้กำไรเป็นจำนวนมาก แต่ต่อมาก็มีคู่แข่ง เช่น Hewlett Packard, IBM, Gateway และ Compaq  ได้เข้ามาแย่งส่วนแบ่งการตลาดที่ eMachines มีอยู่ ตัวอย่างนี้ทำให้เห็นได้ว่าต้นทุนไม่ใช่ข้อได้เปรียบในการแข่งขันที่ยั่งยืน แต่ความรู้เป็นสิ่งที่คู่แข่งไม่สามารถเลียนแบบได้  และ KM สามารถจะนำมาซึ่งสิ่งที่สำคัญเหล่านั้น ซึ่งได้แก่
           KM จะทำให้บริษัทมี Time-to-market ที่สั้นกว่าองค์กรอื่น และช่วยให้ลดการใช้เวลาที่ฟุ่มเฟือยในการพัฒนาสินค้า
           คุณภาพสินค้าเป็นส่วนประกอบหลักที่จะบ่งบอกถึงมูลค่าของสินค้า KM จะสร้างความเป็น Unique ให้แก่สินค้าและบริการขององค์กร โดยการนำประสบการณ์และความรู้ที่ได้มาในอดีตขององค์กรมาใช้ให้เป็นประโยชน์
           KM ทำให้การมี Time-to-market ที่สั้น การมีคุณภาพสินค้าที่สูง และการได้เปรียบทางด้านต้นทุน สามารถเกิดขึ้นพร้อมกัน โดยการใช้ความรู้ที่มีอยู่ขององค์กร

(3) เพิ่มช่องทางและข้อได้เปรียบในการแข่งขัน
          ในโลกสมัยใหม่กระบวนการผลิตไม่ได้เน้นที่ Input เช่นแต่ก่อน (คือ การมีสินค้าที่ Low Cost หรือ High Quality) แต่ได้เน้นที่การผลิตที่ชาญฉลาด  ตัวอย่างเช่น Starbucks มีจุดเด่นในด้านรสชาติของกาแฟ ซึ่งจะขึ้นอยู่กับอุณหภูมิในการต้มกาแฟ เพราะคุณภาพเม็ดกาแฟของทาง Starbucks ไม่ได้ดีกว่าคู่แข่ง และเมล็ดกาแฟที่ดีในปัจจุบันสามารถหาได้ง่ายกว่าเคล็ดลับในการต้มกาแฟ ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยสร้างความแตกต่างให้กับสินค้า ในกรณีศึกษานี้ ชี้ให้เห็นว่า KM จะช่วยให้เราทราบว่าจุดไหนที่ควรพัฒนาและให้ความสำคัญนั่นเอง

(4)  เพื่อหลีกเลี่ยงการไม่มีขอบเขตของงาน 
          KM จะช่วยให้องค์กรหลีกเลี่ยงการไม่มีขอบเขตของงาน และทำให้องค์กรสามารถมี Time-to-market ที่สั้น มีคุณภาพสินค้าที่สูง ได้เปรียบทางด้านต้นทุน ได้พร้อมกัน อีกทั้งทำให้องค์กรไม่ทำผิดซ้ำซากในเรื่องเดิมๆ

(5)  เพื่อให้องค์กรใช้ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
          KM จะช่วยให้เราสามารถส่งข้อมูลให้ตรงกับการตัดสินใจว่าควรจะส่งข้อมูลอะไร ไปให้ใคร เพื่อให้เขาสามารถใช้ข้อมูลเหล่านั้นในการตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและทันเวลา

(6)  ทำให้ข้อมูลทันสมัยตลอดเวลา
          ในปัจจุบัน สมมติฐานของตลาด ลูกค้า และสภาพแวดล้อมทางธุรกิจนั้นเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทำให้บางครั้งสมมติฐานที่เรามีอยู่อาจไม่ทันกับตลาด ซึ่งอาจทำให้เราตัดสินใจผิดพลาด เนื่องจากสมมติฐานที่เรามีอยู่ไม่ up-to-date ซึ่ง KM จะสามารถ Track และเก็บข้อมูลเหล่านี้เอาไว้ได้ทั้งหมด จึงทำให้เรามีข้อมูลที่ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา และจะทำให้เราสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง

(7) การป้องกันความรู้รั่วไหล
          ความรู้อยู่ที่ผู้เชี่ยวชาญซึ่งเมื่อลาออกไป ความรู้ก็ไปกับตัวพวกเขาด้วย ทำให้องค์กรขาดความรู้นั้นไป ซึ่งการจัดการองค์ความรู้สามารถจัดเก็บความรู้ให้อยู่กับองค์กรได้

(8)  สร้างความมั่งคั่งให้แก่องค์กร
          องค์กรใดถ้าได้ใช้ KM เป็นหนึ่งในกลยุทธ์หลักในการดำเนินธุรกิจ ก็จะทำให้องค์กรนั้นสามารถรวบรวมองค์ความรู้ และใช้มันให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรได้ ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะทำให้องค์กรสามารถรู้จุดแข็งจุดอ่อนของตัวเอง ในท้ายที่สุดแล้วองค์กรก็จะประสบความสำเร็จ และสร้างความมั่งคั่งได้

          อย่างไรก็ตาม การใช้ KM อาจจะประสบความสำเร็จกับองค์กรหนึ่ง แต่ถ้าใช้กับอีกองค์กรหนึ่งก็อาจจะล้มเหลวก็ได้ การนำ KM มาใช้กับองค์กรมีอุปสรรคอยู่หลายประการ โดยสรุปได้ดังนี้คือ

(1) KM มีราคาแพง
          KM มีราคาแพง ซึ่งไม่ได้เกิดจากค่าใช้จ่ายในการปรับโครงสร้างทางเทคโนโลยีขององค์กร แต่เกิดจากค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรให้มีการใช้ KM และ การให้รางวัลแก่พนักงานในฐานะเป็นผู้สร้างระบบ KM

(2) ความไม่สอดคล้องระหว่างคนและเทคโนโลยี
          การสร้างระบบ KM นั้นต้องการการมีส่วนร่วมของพนักงานเป็นอย่างมาก ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วพนักงานจะยอมมีส่วนร่วมก็ต่อเมื่อการมีส่วนร่วมนั้นจะต้องไม่กระทบต่อความมั่นคงของพวกเขา เพราะโดยปกติแล้วความมั่นคงในหน้าที่การงานเกิดจากความรู้ ความสามารถ และทักษะในการทำงานของพวกเขาเอง  การสร้างเครื่องมือในการแลกเปลี่ยนความรู้นั้นไม่ได้กระตุ้นให้พนักงานอยากที่จะเป็นส่วนร่วมในการแลกเปลี่ยนความรู้ ดังนั้นความคิดที่ว่าถ้ามีเทคโนโลยีแล้วจะทำให้เกิด KM จึงเป็นความคิดที่ผิด เพราะคนจะยอมเปลี่ยนแปลงทัศนคติที่มีต่อกัน แลกเปลี่ยนความรู้ก็ต่อเมื่อองค์กรสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงในวัฒนธรรมให้ได้เสียก่อน

(3) วัฒนธรรมที่ไม่ต้องการแบ่งปันความรู้
          ในความคิดเก่าๆ มักจะเป็นความคิดที่ว่าถ้าเราต้องการสิ่งใด เราต้องสร้างโครงสร้างมันก่อน แนวคิดนี้ใช้ได้กับหลายๆเรื่องในธุรกิจแต่ไม่ใช่กับ KM
ดังที่กล่าวมาแล้วพนักงานจะยอมแลกเปลี่ยนความรู้ก็ต่อเมื่อการแลกเปลี่ยนความรู้นั้นมีแรงดึงดูดใจให้กระทำ หรือไม่กระทบต่อความมั่นคงในหน้าที่การงานของพวกเขา ดังนั้นการให้ความสำคัญกับโครงสร้าง (Infrastructure) จึงไม่ใช่ทางเลือกที่ถูกต้องที่สุดที่จะทำให้พนักงานยอมแลกเปลี่ยนความรู้ ด้วยเหตุผลนี้จึงเป็นที่มาของความคิดแนวใหม่ที่จะสร้างสิ่งดึงดูดใจที่จะทำให้พนักงานยอมที่จะแลกเปลี่ยนความรู้ที่เขามี

(4) องค์กรมีโครงสร้างทางธุรกิจเป็นแบบลำดับชั้นเก่าๆ
          ความรู้จะสามารถเติบโตและแผ่ขยายได้ในสถานที่ซึ่งยอมให้มันเติบโตและแลกเปลี่ยนข้อมูลกัน ความรู้จะไม่สามารถงอกเงยได้จากโครงสร้างทางธุรกิจที่เป็นแบบลำดับชั้นเก่าๆ เพราะระบบที่ใช้ในธุรกิจแบบเก่านี้เป็นระบบที่อาจมีโครงสร้างและการไหลเวียนของข้อมูล ซึ่งไม่เพียงพอสำหรับการเจริญเติบโตของความรู้ จากการสังเกตพบว่า สิ่งที่สนับสนุนการเจริญเติบโตของความรู้มีอยู่  3 ส่วนด้วยกัน คือ

             1. การเข้าถึงความรู้เป็นเพียงการเริ่มต้นของ KM การมีความรู้ในองค์กรที่แท้จริง หมายถึงความอิสระในการไหลเวียนของความรู้ภายในองค์กรของคุณ และเมื่อจะต้องตัดสินใจอะไรก็จะมีข้อมูลและความรู้ที่พร้อมรอให้ถูกนำไปใช้อยู่ตลอดเวลา 
             2. KM คือ วงรอบที่ไม่มีที่สิ้นสุด จะต้องมีที่สำหรับการเพิ่มและแก้ไขเสมอ ซึ่งเกิดจาก ความไม่สมบูรณ์ในการประเมินความรู้   การเปลี่ยนความต้องการของผู้ใช้ และการเปลี่ยนแนวโน้มของธุรกิจ
             3. นโยบายขององค์กรจะต้องเข้ามามีบทบาทเมื่อการมีความรู้ ใช้ความรู้ และแลกเปลี่ยนความรู้เกิดขึ้น   บางองค์กรมีสภาพแวดล้อมทางนโยบายไม่เหมาะสมกับ KM ซึ่งวัฒนธรรมขององค์กรทำได้แค่ป้องกันองค์กรไม่ให้มีการพัฒนาความรู้ที่มีผลทางด้านลบเท่านั้น ดังนั้นการที่จะให้ความรู้เจริญเติบโตได้นั้น เมื่อในองค์กรมีความรู้ และมีการใช้และแลกเปลี่ยนความรู้แล้ว นโยบายขององค์กรก็ควรจะเข้ามามีบทบาทในการส่งเสริมและสนับสนุนสิ่งเหล่านั้นด้วย 

          การแข่งขันทางธุรกิจในปัจจุบันได้เปลี่ยนแปลงไปเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะระบบเศรษฐกิจแบบใหม่ (New Economy) ที่ความต้องการของลูกค้ามีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ในขณะที่ผู้ประกอบการยังมุ่งแสวงหากำไรสูงสุด ต้องการต้นทุนการผลิตต่ำ ผลิตในปริมาณที่เหมาะสม และทันตามความเปลี่ยนแปลงของลูกค้า ดังนั้นการบริหารงานขององค์กรธุรกิจจึงต้องมีความสามารถในการบริหารงานและดำเนินงานเพื่อตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เกิดขึ้นและอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ



แสดงความคิดเห็น